Zasady korzystania z państwowego systemu eUmowy do cyfrowego zawierania i obsługi umów o pracę, zleceń i umów dla niań

Czym jest system eUmowy?

System teleinformatyczny eUmowy to darmowe państwowe narzędzie internetowe przygotowane przez ministerstwo właściwe do spraw pracy. Umożliwia ono kompleksową obsługę formalności związanych z zatrudnieniem przez Internet — od przygotowania dokumentu, przez jego podpisanie, aż po zgłoszenie do urzędów.

Jakie umowy można obsługiwać w systemie?

System obsługuje wybrane typy umów i dokumentów:

• Umowy o pracę oraz umowy z nimi powiązane (np. o zakazie konkurencji czy podnoszeniu kwalifikacji),
• Umowy zlecenia oraz umowy o świadczenie usług,
• Umowy uaktywniające (zawierane przez rodziców z nianiami opiekującymi się dziećmi do lat 3),
• Porozumienia wolontariackie.

Co zmienia ustawa w praktyce?

• Elektroniczne podpisanie umowy: Strony mogą podpisać umowę cyfrowo — za pomocą Profilu Zaufanego, podpisu osobistego (e-dowodu) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Taki podpis wywołuje skutki prawne równoważne podpisowi własnoręcznemu.
• Automatyzacja formalności urzędowych: System eUmowy umożliwia bezpośrednie przekazywanie danych dotyczących ubezpieczeń społecznych do ZUS oraz zaliczek podatkowych do KAS (urzędu skarbowego).
• Cyfrowa dokumentacja pracownicza: Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji odbywa się w postaci elektronicznej. Pracodawcy mogą również wprowadzać cyfrowe kopie wcześniej sporządzonych dokumentów papierowych.
• Ułatwienia i kalkulatory: System wspomaga m.in. obliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego, wyliczanie należności podatkowych oraz generowanie świadectw pracy.
• Elektroniczna komunikacja: Wszelkie wnioski (np. o urlop bezpłatny czy opiekę nad dzieckiem) i pismą mogą być składane przez system, a strony są powiadamiane o wprowadzonych zmianach wiadomościami e-mail lub SMS.

Kogo dotyczy ustawa i jakie są warunki korzystania?

• Korzystanie z systemu eUmowy jest dobrowolne. Aby obsłużyć umowę w systemie, wymagana jest zgoda obu stron (np. pracodawcy i pracownika lub zleceniodawcy i zleceniobiorcy).
• Rozwiązanie stworzono z myślą m.in. o mikro- i małych przedsiębiorcach, osobach fizycznych zatrudniających nianie, pracownikach, zleceniobiorcach oraz wolontariuszach.
• Dostęp do systemu następuje po zalogowaniu i uwierzytelnieniu przez portal praca.gov.pl lub Biznes.gov.pl.

Prawa obywatela i ochrona danych

• Pracownik lub zleceniobiorca ma stały dostęp do swoich dokumentów i może w dowolnym momencie pobrać zebraną w systemie dokumentację.
• Ustawa gwarantuje ochronę danych osobowych — zabrania profilowania użytkowników czy automatycznego typowania podmiotów do kontroli na podstawie danych z systemu.