Jak firmy mogą uzyskać zwrot kosztów za zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami

Niniejsze obwieszczenie to skonsolidowana wersja rozporządzenia dotyczącego zwrotu kosztów związanych z zatrudnianiem osób niepełnosprawnych. Oznacza to, że zebrano w nim wszystkie obowiązujące przepisy z kilku aktów prawnych, aby ułatwić zrozumienie i stosowanie zasad przez pracodawców.

Kogo dotyczy i co zmienia?

Akt dotyczy głównie pracodawców w Polsce, którzy zatrudniają lub zamierzają zatrudnić osoby z niepełnosprawnościami. W praktyce ułatwia im to tworzenie i dostosowywanie miejsc pracy, a także ponoszenie innych wydatków związanych z potrzebami tych pracowników, poprzez możliwość uzyskania zwrotu poniesionych kosztów z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON).

Jakie koszty można odzyskać?

Pracodawca może ubiegać się o zwrot następujących kosztów:

• Dostosowanie pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych (np. budowa podjazdów, poszerzenie drzwi, adaptacja toalet).
• Zakup lub adaptacja urządzeń ułatwiających wykonywanie pracy lub funkcjonowanie w zakładzie.
• Zakup oprogramowania i urządzeń technologii wspomagających, dostosowanych do potrzeb osób niepełnosprawnych.
• Zatrudnienie pracowników pomagających osobie niepełnosprawnej w pracy (np. w komunikacji, wykonywaniu trudnych czynności).
• Szkolenie pracowników pomagających osobie niepełnosprawnej.
• Koszty badań medycyny pracy niezbędnych do rozpoznania potrzeb adaptacyjnych.

Warunki i obowiązki dla pracodawcy

Aby otrzymać zwrot, pracodawca musi spełnić określone warunki, m.in. zobowiązać się do zatrudnienia osoby niepełnosprawnej na co najmniej 36 miesięcy (w przypadku niektórych rodzajów kosztów). Należy złożyć wniosek do Funduszu lub właściwego starosty, dołączając wymagane dokumenty. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, zawierana jest umowa określająca warunki zwrotu i obowiązki pracodawcy, takie jak dokumentowanie wydatków i umożliwienie weryfikacji.

Zwrot kosztów obejmuje również podatek VAT, jeżeli pracodawca nie ma prawa do jego odliczenia lub zwrotu.

Terminy i konsekwencje

Procedura rozpatrywania wniosków i zawierania umów ma określone terminy (np. 30 dni na rozpatrzenie wniosku, 14 dni na podpisanie umowy po negocjacjach). Obwieszczenie weszło w życie 7 stycznia 2026 r. (data ogłoszenia w Dzienniku Ustaw). Należy pamiętać, że możliwość uzyskania zwrotu kosztów stanowiącego pomoc publiczną jest ograniczona do 30 czerwca 2027 r. Pracodawcy są zobowiązani przechowywać całą dokumentację związaną z otrzymaną pomocą przez okres 10 lat.

Dla zwykłych ludzi oznacza to więcej szans na znalezienie pracy dla osób z niepełnosprawnościami, ponieważ pracodawcy mają większe wsparcie finansowe w tworzeniu odpowiednich i dostępnych miejsc pracy.