Zasady prowadzenia ewidencji handlu bronią i towarami o znaczeniu strategicznym

Rozporządzenie precyzuje obowiązki ewidencyjne nałożone na podmioty handlujące towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa i pokoju międzynarodowego (np. bronią, amunicją, specjalistycznym oprogramowaniem czy chemikaliami podwójnego zastosowania).

Kogo dotyczą nowe przepisy?

Regulacje skierowane są do przedsiębiorców i podmiotów realizujących obrót zagraniczny towarami strategicznymi w formie:

• wywozu (eksportu) i przywozu (importu),
• transferu wewnątrz Unii Europejskiej,
• tranzytu przez terytorium Polski,
• świadczenia usług pośrednictwa oraz pomocy technicznej.

Jak musi być prowadzona ewidencja?

Przedsiębiorcy mają do wyboru dwie ścieżki prowadzenia dokumentacji:

• Postać papierowa: musi to być księga ze zszytymi i ponumerowanymi kartami, prowadzona czytelnym pismem ręcznym. Ewentualne poprawki mogą być nanoszone wyłącznie kolorem czerwonym (z zachowaniem czytelności pierwotnego wpisu), wraz z datą i podpisem.
• Postać elektroniczna: system musi rejestrować historię każdej zmiany (kto, kiedy i co modyfikował) oraz umożliwiać wydruk. Dodatkowo dane muszą być zabezpieczone i przechowywane w co najmniej dwóch niezależnych lokalizacjach (z czego co najmniej jedna poza siedzibą firmy) lub w systemie teleinformatycznym zintegrowanym z Punktem Informacji dla Przedsiębiorcy.

Wymogi dotyczące wpisów i dokumentów

Wpisów należy dokonywać niezwłocznie po zrealizowaniu obrotu (oddzielnie dla każdej partii/wysyłki). W przypadku ciągłego przesyłania oprogramowania lub danych cyfrowych (trwającego powyżej 14 dni), wpisów dokonuje się cyklicznie co 14 dni. Do każdego wpisu wymagana jest podstawa dokumentowa (np. zezwolenia, faktury, listy przewozowe, oświadczenia końcowego użytkownika), którą przedsiębiorca musi przechowywać do celów kontrolnych.

Od kiedy obowiązują zmiany?

Rozporządzenie wchodzi w życie 23 października 2026 r. Zastępuje ono dotychczasowe przepisy wykonawcze w tym zakresie.