Nowe zasady dotyczące elektronicznych dyplomów i gromadzenia danych o uczelniach, studentach i naukowcach w systemie POL-on.

Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego wprowadza nowe, szczegółowe zasady funkcjonowania Zintegrowanego Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on. Ma to na celu usprawnienie gromadzenia i zarządzania danymi dotyczącymi polskiego środowiska akademickiego.

Co zmienia ustawa w praktyce

Najważniejszą zmianą dla przeciętnego obywatela jest wprowadzenie i ustandaryzowanie elektronicznych dyplomów. Dotyczy to dyplomów ukończenia studiów (licencjackich, magisterskich), dyplomów doktorskich oraz dyplomów habilitacyjnych. Od teraz będą one sporządzane w formie elektronicznej (format XML z kwalifikowanym podpisem elektronicznym) i dostępne w repozytorium dyplomów. Zapewni to łatwiejszą weryfikację ich autentyczności, np. przez pracodawców lub inne instytucje, a także zminimalizuje potrzebę przedstawiania papierowych oryginałów. System umożliwi również generowanie wizualnych prezentacji dyplomów w formacie PDF.

Rozporządzenie szczegółowo określa zakres danych wprowadzanych do systemu POL-on. Będą to m.in.:

• Dane o pracownikach naukowych: informacje o ich kwalifikacjach (tytuły, stopnie), stanowiskach, wymiarze pracy, prowadzonych zajęciach, działalności naukowej, osiągnięciach artystycznych, a także o ewentualnych karach dyscyplinarnych czy zakazach. Celem jest kompleksowe monitorowanie kadry akademickiej.
• Dane o studentach: szczegóły dotyczące kierunków studiów, poziomu i profilu kształcenia, uzyskanych punktów ECTS, podstaw przyjęcia na studia (np. umowa międzynarodowa, status cudzoziemca), oraz przyznanych świadczeń (np. stypendia).
• Dane o doktorantach: informacje o przebiegu kształcenia w szkole doktorskiej, terminach i wynikach ocen śródokresowych oraz decyzjach dotyczących nadawania stopni doktora.
• Dane o instytucjach: szczegóły dotyczące uczelni, instytutów PAN, instytutów badawczych (ich status, dane kontaktowe, rodzaje prowadzonej działalności naukowej, szkoły doktorskie, inwestycje, źródła finansowania badań).

Kogo dotyczy

Ustawa dotyczy przede wszystkim uczelni, instytutów naukowych, ich pracowników (nauczycieli akademickich, badaczy), studentów i doktorantów. To właśnie te podmioty i osoby będą odpowiedzialne za wprowadzanie danych do systemu POL-on lub będą beneficjentami cyfryzacji (elektroniczne dyplomy).

Jakie prawa lub obowiązki wprowadza

Uczelnie i inne instytucje naukowe mają obowiązek terminowego wprowadzania i aktualizowania danych w systemie. Studenci i absolwenci zyskują prawo do elektronicznych dyplomów i możliwość kontrolowania dostępu do swoich danych w celu ich weryfikacji. Rozporządzenie precyzuje również, które dane są publicznie dostępne w systemie POL-on (głównie dotyczące instytucji i pewnych aspektów działalności naukowej), a które pozostają chronione, dbając o prywatność osób fizycznych.

Od kiedy obowiązuje

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 30 czerwca 2026 r.

Praktyczne konsekwencje dla zwykłych ludzi

Dla absolwentów i studentów kluczową konsekwencją jest ułatwienie weryfikacji kwalifikacji – elektroniczne dyplomy będą łatwo sprawdzalne, co może przyspieszyć procesy rekrutacyjne i zredukować biurokrację. Dla osób zainteresowanych nauką i badaniami, system POL-on zapewni większą przejrzystość działalności naukowej w Polsce. Cały system ma przyczynić się do lepszego zarządzania danymi w obszarze szkolnictwa wyższego i nauki.