Nowe zasady elektronicznego prowadzenia i przesyłania ksiąg podatkowych

Ta ustawa wprowadza znaczące zmiany dla wszystkich, którzy prowadzą działalność gospodarczą i rozliczają się z podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Jej głównym celem jest pełna cyfryzacja i ujednolicenie sposobu prowadzenia i przesyłania dokumentacji podatkowej.

Co się zmienia w praktyce?

• Obowiązkowa elektronizacja ksiąg: Dotychczasowe ręczne prowadzenie ksiąg odchodzi w przeszłość. Ustawa nakłada na podatników obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ksiąg rachunkowych oraz ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych wyłącznie przy użyciu programów komputerowych.
• Elektroniczne przesyłanie do urzędu skarbowego: Wszystkie te dokumenty, prowadzone elektronicznie, trzeba będzie regularnie przesyłać do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
  • Termin dla podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych to dzień upływu terminu złożenia rocznego zeznania podatkowego.
  • Termin dla ksiąg rachunkowych to 31 lipca każdego roku.
• Pełnomocnictwa: Ustanowione już elektroniczne pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji (zgodnie z Ordynacją podatkową) będą również ważne do podpisywania i przesyłania ksiąg oraz ewidencji. To ułatwienie dla przedsiębiorców korzystających z usług biur rachunkowych.
• Terminy CIT: Zmieniono terminy dotyczące składania niektórych deklaracji CIT (dla podatników CIT termin składania ksiąg rachunkowych został zmieniony na koniec siódmego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego, a nie jak dotąd do terminu złożenia zeznania rocznego).
• Zmiana stawki CIT: Wzrost stawki z 23% na 27% w ramach konkretnego przepisu (art. 38ab ust. 1 pkt 2 lit. b) ustawy o CIT. Należy zaznaczyć, że dotyczy to specyficznego rodzaju podatku minimalnego CIT i nie jest to ogólny wzrost stawki CIT dla wszystkich firm.

Kogo dotyczy?

Ustawa dotyczy szerokiej grupy podatników:

• Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które rozliczają się na zasadach ogólnych (PIT) lub ryczałtem ewidencjonowanym.
• Osoby prawne (przedsiębiorstwa, spółki), które rozliczają się z podatku dochodowego od osób prawnych (CIT).
• Każdego, kto jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Praktyczne konsekwencje dla zwykłych ludzi i firm

Dla wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych małych i mikro, którzy dotychczas prowadzili KPiR w formie papierowej, będzie to wymagało przestawienia się na systemy komputerowe i upewnienia się, że ich oprogramowanie jest zgodne z wymaganiami Ministerstwa Finansów (struktura logiczna JPK). Zwiększy się cyfryzacja kontaktów z urzędami skarbowymi, co w dłuższej perspektywie może usprawnić procesy i zmniejszyć obieg dokumentów papierowych. Zmiana w pełnomocnictwach ułatwi pracę biurom rachunkowym, eliminując potrzebę osobnego pełnomocnictwa do podpisywania ksiąg elektronicznych.

Od kiedy obowiązuje?

Większość przepisów tej ustawy wejdzie w życie 1 lipca 2026 roku. Jednakże niektóre zmiany, dotyczące głównie pełnomocnictw elektronicznych (Art. 1 pkt 7, Art. 2 pkt 1 lit. c i Art. 3), zaczęły obowiązywać dzień po ogłoszeniu ustawy.