Nowe zasady odzyskiwania polskiego podatku VAT przez zagraniczne firmy

To rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 27 maja 2026 roku wprowadza ważne zmiany dotyczące zwrotu podatku VAT dla firm zagranicznych. Chociaż nie dotyczy ono bezpośrednio zwykłych obywateli Polski, jest istotne dla przedsiębiorców z innych krajów Unii Europejskiej oraz spoza niej, którzy dokonują zakupów w Polsce i chcą odzyskać zapłacony podatek VAT.

Co się zmienia w praktyce?

Główna zmiana dotyczy sposobu dokumentowania zakupów przy ubieganiu się o zwrot VAT. Wprowadzono konieczność podawania numerów identyfikujących faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Oznacza to, że jeśli faktury, na podstawie których zagraniczna firma chce odzyskać VAT, posiadają takie numery, to należy je wskazać we wniosku. Jeżeli faktury nie mają numerów KSeF, nadal trzeba dołączać ich kopie (zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej).

Rozporządzenie również:

• Ucyfrowienie dokumentów: Promuje przesyłanie lub udostępnianie dokumentów celnych i faktur w postaci elektronicznej. Dla firm z państw trzecich (spoza UE) w przypadku braku numerów KSeF, faktury papierowe dołącza się do wniosku, a elektroniczne udostępnia naczelnikowi urzędu skarbowego.
• Nowy formularz: Zmieniony został wzór załącznika nr 2, czyli formularza wniosku o zwrot VAT, aby odpowiadał nowym wymogom.

Kogo dotyczy ustawa?

Ustawa dotyczy wyłącznie zagranicznych przedsiębiorców, czyli podmiotów uprawnionych z państw członkowskich Unii Europejskiej oraz z państw trzecich, które są zarejestrowane jako podatnicy VAT (lub podobnego podatku) w swoim kraju i poniosły koszty z VAT w Polsce.

Jakie prawa lub obowiązki wprowadza?

• Nowy obowiązek: Zagraniczne firmy muszą teraz podawać numery KSeF faktur (jeśli są dostępne) we wnioskach o zwrot VAT. W przeciwnym razie muszą dołączyć kopie faktur.
• Modyfikacja procedur: Firmy te muszą dostosować się do zaktualizowanego procesu składania wniosków i dokumentacji.
• Korekty zwrotów: Rozporządzenie precyzuje również zasady dokonywania korekt wcześniej zwróconych kwot VAT, na przykład w przypadku zmiany proporcji odliczenia. Nienależnie otrzymane kwoty zwrotu VAT należy zwrócić wraz z odsetkami.

Od kiedy obowiązuje?

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia. Jednakże, nowe zasady dotyczące zwrotu VAT stosuje się do wniosków składanych za okresy od 1 stycznia 2026 roku, pod warunkiem, że wnioski te zostały złożone po dacie wejścia w życie tego rozporządzenia. Wnioski dotyczące wcześniejszych okresów lub złożone przed wejściem w życie nowych przepisów będą rozpatrywane na starych zasadach.

Praktyczne konsekwencje dla zwykłych ludzi

Dla przeciętnego obywatela Polski to rozporządzenie nie ma bezpośredniego wpływu. Jest to akt prawny techniczny, który usprawnia procesy administracyjne związane z międzynarodowym obrotem gospodarczym i podatkami. Polscy przedsiębiorcy współpracujący z zagranicznymi partnerami mogą jednak pośrednio odczuć zmiany, jeśli zagraniczne firmy będą musiały dostosować swoje systemy do wymogów KSeF.