Jak są prowadzone teczki personalne funkcjonariuszy Służby Celno-Skarbowej

Ten dokument to obwieszczenie, które publikuje ujednolicony tekst istniejącego rozporządzenia z 2017 roku, uwzględniając najnowsze zmiany z 2025 roku. Jego głównym celem jest określenie, w jaki sposób prowadzi się dokumentację służbową (teczki personalne) funkcjonariuszy Służby Celno-Skarbowej.

Kogo dotyczy ta ustawa?

Przepisy dotyczą przede wszystkim funkcjonariuszy Służby Celno-Skarbowej oraz jednostek administracyjnych odpowiedzialnych za zarządzanie ich kadrami. Oznacza to, że ma wpływ na sposób, w jaki gromadzone są informacje o ich karierze zawodowej.

Co zmienia ustawa w praktyce i jakie prawa/obowiązki wprowadza?

Ustawa szczegółowo określa, jakie dokumenty muszą znaleźć się w teczce personalnej funkcjonariusza, dzieląc ją na trzy części:

• Część A – Rekrutacja i przyjęcie do służby: Tutaj znajdą się wszystkie dokumenty związane z ubieganiem się o pracę, takie jak kwestionariusz osobowy, świadectwa wykształcenia, dokumenty z poprzednich miejsc pracy oraz orzeczenie lekarskie potwierdzające zdolność do służby.
• Część B – Przebieg służby: To najobszerniejsza część, która dokumentuje całą karierę funkcjonariusza. Będą w niej przechowywane akty mianowania na stopnie i stanowiska, informacje o uposażeniu, przyznane dodatki, przebieg szkoleń i egzaminów (w tym egzaminów zawodowych i językowych), opinie służbowe, a także dokumenty dotyczące wyróżnień. Istotną zmianą, wprowadzoną w 2025 roku, jest ujednolicenie sposobu dokumentowania różnych rodzajów urlopów, zwłaszcza tych związanych z rodzicielstwem (urlop macierzyński, na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniający urlop macierzyński, urlop ojcowski, urlop rodzicielski, urlop wychowawczy), a także urlopów zdrowotnych, bezpłatnych czy okolicznościowych. W tej części znajdą się również roczne karty ewidencji czasu służby, informacje z Krajowego Rejestru Karnego, zgody na dodatkowe zajęcia zarobkowe oraz decyzje sądów i organów dyscyplinarnych.
• Część C – Zakończenie służby: Obejmuje dokumenty dotyczące ustania stosunku służbowego, np. podstawy zwolnienia ze służby i kopia świadectwa służby.

Dla funkcjonariuszy oznacza to, że ich historia służby będzie kompleksowo i standardowo udokumentowana, co może być ważne przy rozpatrywaniu awansów, wniosków o urlop czy ustalaniu uprawnień emerytalnych.

Od kiedy obowiązuje?

Samo obwieszczenie zostało ogłoszone 26 maja 2026 r. i przedstawia aktualny stan przepisów. Pierwotne rozporządzenie, którego jednolity tekst jest ogłaszany, weszło w życie po 14 dniach od jego ogłoszenia w 2017 roku. Zmiany dotyczące m.in. dokumentowania urlopów (w tym urlopów rodzicielskich) weszły w życie 31 lipca 2025 roku.

Praktyczne konsekwencje dla zwykłych ludzi

Ten akt prawny nie wpływa bezpośrednio na życie przeciętnego obywatela Polski. Jest to wewnętrzny przepis administracyjny, który standaryzuje proces prowadzenia dokumentacji personalnej dla pracowników Służby Celno-Skarbowej. Dla funkcjonariuszy oznacza to większą przejrzystość i jednolitość w sposobie zarządzania ich aktami służbowymi, co może ułatwić weryfikację ich uprawnień i przebiegu kariery.