Nowe zasady odzyskiwania zapłaconego VAT przy zakupach, z naciskiem na e-faktury

To rozporządzenie wprowadza ważne zmiany w procesie ubiegania się o zwrot podatku VAT (podatku naliczonego) dla różnych podmiotów, które nabywają (lub importują) towary i usługi w Polsce. Zmiany te dotyczą przede wszystkim sposobu dokumentowania transakcji we wnioskach o zwrot.

Co się zmienia w praktyce?

Kluczową zmianą jest wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do procesu zwrotu VAT. Od teraz, jeśli faktury dokumentujące nabycie towarów lub usług posiadają numer identyfikujący w KSeF, wnioskodawca będzie musiał podać ten numer we wniosku o zwrot VAT. Jest to istotne uproszczenie i cyfryzacja procesu.

Jeśli jednak faktury nie mają numeru z KSeF (np. są to starsze faktury papierowe lub elektroniczne poza systemem KSeF), wnioskodawca będzie musiał postępować inaczej:

• Dla faktur papierowych: Należy dołączyć do wniosku uwierzytelnione kserokopie tych faktur.
• Dla faktur elektronicznych (poza KSeF): Należy je przesłać lub udostępnić Naczelnikowi Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście w dniu złożenia wniosku. Podobne zasady dotyczą Agencji i ich personelu.

Rozporządzenie usuwa również niektóre dotychczasowe obowiązki, takie jak dołączanie świadectw zwolnienia z VAT lub akcyzy w pewnych przypadkach, co dodatkowo usprawnia procedurę.

Kogo dotyczą te zmiany?

Nowe zasady dotyczą przede wszystkim przedsiębiorców, instytucji oraz innych podmiotów, które są uprawnione do ubiegania się o zwrot zapłaconego VAT za nabyte towary lub usługi. W szczególności mogą to być Agencje i ich personel w kontekście zwrotu VAT za ich zakupy. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i występujesz o zwrot VAT, te zmiany mają na Ciebie wpływ.

Kiedy zmiany wchodzą w życie?

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu jego ogłoszenia. Jednakże, istnieją specyficzne zasady przejściowe dotyczące terminów składania wniosków:

• Dla wniosków o zwrot VAT za okresy przed 1 stycznia 2026 r. – stosuje się stare zasady.
• Dla wniosków o zwrot VAT za okresy od 1 stycznia 2026 r., które są składane po wejściu w życie tego rozporządzenia – stosuje się nowe zasady.
• Dla wniosków o zwrot VAT za okresy od 1 stycznia 2026 r., które zostały złożone przed wejściem w życie tego rozporządzenia – stosuje się stare zasady.

Praktyczne konsekwencje dla zwykłych ludzi i firm:

Dla przedsiębiorców korzystających już z KSeF, nowe przepisy mogą oznaczać uproszczenie i przyspieszenie procesu zwrotu VAT, ponieważ wystarczy podać numer faktury, zamiast dołączać jej kopie. Dla tych, którzy jeszcze nie przeszli w pełni na e-faktury z KSeF, nadal będzie obowiązek dołączania lub udostępniania tradycyjnych dokumentów. W dłuższej perspektywie, zmiany te mają zachęcić do szerszego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, co wpisuje się w ogólny trend cyfryzacji administracji skarbowej.