Dyplomaci i konsulaty będą używać e-faktur w procesie zwrotu podatku VAT

Niniejsze rozporządzenie wprowadza zmiany w sposobie, w jaki przedstawicielstwa dyplomatyczne, urzędy konsularne oraz ich personel (a także inne podmioty międzynarodowe) mogą ubiegać się o zwrot podatku VAT w Polsce.

Co się zmienia w praktyce?

Główną nowością jest włączenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do procesu zwrotu VAT. Dotychczasowy system ulega modyfikacjom, aby lepiej współpracować z cyfrowym obiegiem dokumentów:

• Obowiązek podawania numerów KSeF: Wnioskodawcy ubiegający się o zwrot VAT będą musieli podawać numery identyfikujące faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, jeśli faktury te posiadają taki numer.
• Co, jeśli brak numeru KSeF?: Jeżeli faktura nie posiada numeru KSeF, wnioskodawca będzie musiał dołączyć papierowe faktury (lub ich uwierzytelnione kserokopie) do wniosku. W przypadku faktur elektronicznych bez numeru KSeF, trzeba będzie je przesłać lub udostępnić naczelnikowi urzędu skarbowego w dniu złożenia wniosku.
• Bardziej szczegółowe wykazy: Wykazy faktur dołączane do wniosków będą musiały zawierać więcej danych, w tym wspomniany numer KSeF, nazwę towaru/usługi, wartość sprzedaży netto i kwotę podatku.
• Zwrot faktur: Po dokonaniu zwrotu podatku, urząd skarbowy będzie zwracał wnioskodawcom faktury i ich uwierzytelnione kserokopie.
• Faktury korygujące: Jeśli towar został zwrócony, a dyplomata otrzymał zwrot ceny (w tym VAT z faktury korygującej), ma obowiązek poinformować o tym urząd skarbowy.

Kogo dotyczy ta ustawa?

Ustawa ta dotyczy wyłącznie przedstawicielstw dyplomatycznych, urzędów konsularnych, członków ich personelu oraz innych osób zrównanych z nimi na podstawie przepisów prawa międzynarodowego. Nie ma ona żadnego bezpośredniego wpływu na życie przeciętnego obywatela Polski ani na zwykłe polskie firmy.

Od kiedy obowiązuje?

Rozporządzenie wchodzi w życie 31 marca 2026 roku (dzień po ogłoszeniu). Jednakże nowe zasady dotyczące KSeF będą stosowane do wniosków o zwrot VAT za okresy kwartalne od pierwszego kwartału 2026 roku włącznie. Wnioski za wcześniejsze okresy (przed 1 stycznia 2026 r.) będą rozpatrywane według starych przepisów.

Praktyczne konsekwencje dla zwykłych ludzi

Jak wspomniano, dla zwykłych obywateli Polski to rozporządzenie nie wprowadza żadnych zmian ani nowych obowiązków. Dotyczy ono bardzo specyficznej grupy beneficjentów zwrotu VAT. Dla samych dyplomatów i konsulatów oznacza to dostosowanie się do cyfrowych wymogów polskiej administracji skarbowej i konieczność uwzględniania numerów KSeF w swoich procedurach ubiegania się o zwrot podatku.