Nowe zasady zdalnych rozpraw i składania dokumentów w Krajowej Izbie Odwoławczej

Niniejsze rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów wprowadza istotne zmiany w sposobie prowadzenia postępowań odwoławczych przed Krajową Izbą Odwoławczą (KIO), które rozpatruje spory związane z zamówieniami publicznymi. Zmiany te koncentrują się na dostosowaniu procedur do realiów cyfrowych i wchodzą w życie 13 marca 2026 roku.

Co się zmienia w praktyce?

• Zdalne rozprawy i posiedzenia: Wprowadzono szczegółowe zasady dotyczące zdalnych rozpraw i posiedzeń. Oznacza to, że strony i uczestnicy postępowania odwoławczego nie zawsze będą musieli stawiać się osobiście w siedzibie KIO. Zdalne sesje będą prowadzone z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, z jasno określonymi wymogami technicznymi i organizacyjnymi dla uczestników.
• Elektroniczne składanie dokumentów: Uregulowano sposób przekazywania pism do KIO w formie elektronicznej. Zamiast tradycyjnej poczty, dokumenty będą mogły być wysyłane na tzw. adres do doręczeń elektronicznych lub na udostępniony adres e-mail KIO. To ma znacznie przyspieszyć obieg dokumentów i zmniejszyć formalności papierowe.
• Składanie dowodów podczas rozpraw: Określono, jak składać pisma i dowody z dokumentów podczas rozprawy – zarówno tej tradycyjnej, jak i zdalnej. W przypadku zdalnej rozprawy, dokumenty będą przesyłane elektronicznie zarówno do przewodniczącego składu orzekającego, jak i do pozostałych stron.
• Poufność danych: Wprowadzono ważne zasady dotyczące przesyłania dokumentów elektronicznych zawierających tajemnicę przedsiębiorstwa lub szczególne kategorie danych osobowych (np. dane o stanie zdrowia). Takie informacje będą musiały być przesyłane w oddzielnych, odpowiednio oznaczonych plikach, aby zapewnić ich poufność i bezpieczeństwo.
• Informowanie o posiedzeniach: KIO będzie informować strony i uczestników o terminie, miejscu i sposobie przeprowadzenia rozprawy, a w przypadku zdalnej formy – również o warunkach technicznych i organizacyjnych uczestnictwa.
• Ogłaszanie orzeczeń: Sentencje (czyli główne rozstrzygnięcia) postanowień kończących postępowanie, wydanych na posiedzeniu niejawnym, będą ogłaszane na stronie internetowej Urzędu.

Kogo dotyczą zmiany?

Zmiany dotyczą głównie przedsiębiorców (wykonawców) biorących udział w przetargach publicznych, instytucji zamawiających (np. urzędów, spółek publicznych), a także ich pełnomocników i prawników, którzy wnoszą odwołania do KIO lub uczestniczą w tych postępowaniach.

Praktyczne konsekwencje dla obywatela (przedsiębiorcy):

Dla przeciętnego przedsiębiorcy oznacza to ułatwienie i przyspieszenie udziału w postępowaniach odwoławczych. Możliwość zdalnego uczestnictwa w rozprawach redukuje koszty i czas związane z podróżami. Elektroniczny obieg dokumentów usprawnia komunikację z KIO. Jednocześnie na uczestnikach spoczywa obowiązek zapewnienia odpowiednich warunków technicznych (stabilny internet, mikrofon, kamera) oraz dbałości o prawidłowe oznaczanie i przesyłanie poufnych danych. KIO ma być bardziej cyfrowa i dostępna, co ma poprawić efektywność rozpatrywania odwołań w sprawach zamówień publicznych.

Kiedy zmiany wchodzą w życie i kiedy stosujemy stare zasady?

Rozporządzenie wchodzi w życie 13 marca 2026 r.

• Dla postępowań odwoławczych, które zostały wszczęte i nie zakończone przed 13 marca 2026 r., nadal stosuje się dotychczasowe (stare) przepisy.
• Podobnie, dla postępowań odwoławczych wszczętych od 13 marca 2026 r., ale dotyczących zamówień publicznych lub konkursów, które zostały wszczęte przed 13 marca 2026 r., również stosuje się stare przepisy.
• Nowe przepisy (te wprowadzone tym rozporządzeniem) stosuje się do postępowań odwoławczych, które zostały wszczęte od 13 marca 2026 r. w następstwie wniesienia odwołania na zaniechanie przeprowadzenia zamówienia publicznego lub zorganizowania konkursu.