Uproszczenie cyfrowej obsługi spraw w sądach

Jak sądy będą działać sprawniej dzięki cyfryzacji?

To rozporządzenie wprowadza ważne zmiany w sposobie funkcjonowania sądów powszechnych w Polsce. Jego głównym celem jest unowocześnienie i ujednolicenie cyfrowej obsługi spraw, aby były one załatwiane sprawniej i szybciej. Zmiany te dotyczą przede wszystkim wewnętrznych procedur sądowych, ale mają również bezpośredni wpływ na osoby, które korzystają z usług sądów, zwłaszcza te posługujące się elektronicznymi narzędziami, takimi jak Portal Informacyjny Sądów.

Co się zmienia w praktyce dla obywateli?

1. Elektroniczne apelacje: Jeśli złożysz apelację w sprawie cywilnej za pośrednictwem Portalu Informacyjnego Sądów, sąd pierwszej instancji przekaże akta sprawy do sądu odwoławczego, opierając się na cyfrowych wersjach dokumentów dostępnych w portalu oraz papierowych aktach uzupełniających. To oznacza szybszy obieg dokumentów między sądami, co może przyspieszyć rozpatrywanie odwołań.
2. Doręczanie pism przez sąd: Jeśli sąd nie może dostarczyć ci pisma drogą elektroniczną (np. przez system informatyczny lub Portal Informacyjny), automatycznie wyśle je za pośrednictwem tzw. usługi centralnego wydruku. Oznacza to, że pismo zostanie wydrukowane i wysłane pocztą w standardowy sposób, ale cała procedura będzie bardziej zautomatyzowana. Dotyczy to zarówno pism sądowych, jak i tych złożonych przez strony, jeśli sąd dysponuje ich wersją elektroniczną.
3. Cyfrowy dostęp do akt sprawy: Akta spraw, które są prowadzone w Portalu Informacyjnym (czyli ich cyfrowe części), będą udostępniane przez specjalne konto w systemie teleinformatycznym lub na nośniku danych. Po zakończeniu korzystania z nich, dostęp zostanie zakończony przez pracownika sądu. To ważne ułatwienie dla prawników i stron, które chcą mieć szybki dostęp do cyfrowych wersji dokumentów w swojej sprawie. Podobne zasady wprowadzono dla udostępniania akt Sądowi Najwyższemu.
4. Mniej biurokracji przy składaniu pism: Nie będzie już wymagane dołączanie papierowych odpisów pism procesowych i załączników, jeśli zostały one wniesione do sądu za pośrednictwem Portalu Informacyjnego. To znacząco upraszcza procedury dla osób korzystających z elektronicznej komunikacji z sądem, redukując ilość potrzebnego papieru i oszczędzając czas.
5. Jasne zasady dotyczące mediacji: Jeśli sąd skieruje sprawę do mediacji, strony zostaną wyraźnie pouczone o swoim prawie do sprzeciwu wobec mediacji. Będą miały tydzień na jego zgłoszenie, jeśli wcześniej nie wyraziły zgody na mediację. Ponadto, jeśli ugoda zawarta przed mediatorem ma być podstawą do egzekucji (czyli jej wykonania), klauzula wykonalności będzie mogła być umieszczona na oryginale ugody, jej wydruku z podpisem elektronicznym mediatora lub na wydruku elektronicznie poświadczonej kopii. Ułatwia to egzekwowanie cyfrowych ugód mediacyjnych.

Kogo dotyczy i kiedy wchodzi w życie?

Ustawa dotyczy wszystkich obywateli i podmiotów, które mają sprawy w sądach powszechnych, zwłaszcza tych korzystających z elektronicznych form komunikacji lub mających sprawy, które mogą być rozpatrywane cyfrowo. Zmiany te mają na celu usprawnienie funkcjonowania wymiaru sprawiedliwości i dostosowanie go do rosnących potrzeb cyfryzacji.

Rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego ogłoszeniu, czyli 6 marca 2026 roku. Oznacza to, że od tego dnia sądy będą stosować nowe, zaktualizowane zasady w swojej codziennej pracy.