Jak działają faktury elektroniczne w umowach z urzędami i instytucjami publicznymi

Niniejsze obwieszczenie prezentuje jednolity tekst ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Oznacza to, że jest to aktualna wersja przepisów, która uwzględnia wszystkie zmiany wprowadzone od czasu uchwalenia pierwotnej ustawy.

Co zmienia ustawa w praktyce?

Ustawa wprowadza i reguluje obowiązkowe użycie platformy teleinformatycznej do przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych (e-faktur) oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych. Ta platforma ma usprawnić komunikację i rozliczenia między podmiotami publicznymi a firmami, które dla nich pracują.

Kogo dotyczy?

• Podmioty publiczne (zamawiający): To wszelkie urzędy, instytucje, spółki Skarbu Państwa czy samorządowe, które udzielają zamówień publicznych, koncesji lub wchodzą w partnerstwa publiczno-prywatne. Są one zobowiązane do posiadania konta na platformie i do odbierania e-faktur od wykonawców.
• Firmy i osoby fizyczne (wykonawcy): To przedsiębiorcy realizujący usługi, dostawy czy roboty budowlane dla sektora publicznego. Mają oni prawo wysyłać e-faktury za pośrednictwem platformy. Co ważne, co do zasady nie mają obowiązku wysyłania e-faktur tą drogą, chyba że umowa lub dokumenty przetargowe w konkretnym przypadku stanowią inaczej. Mogą również wysyłać inne dokumenty elektroniczne, jeśli obie strony się na to zgodzą.

Jakie prawa lub obowiązki wprowadza?

• Dla instytucji publicznych: Muszą utworzyć konto na platformie i są zobowiązane do przyjmowania e-faktur wysłanych za jej pośrednictwem. Platforma jest dla nich (i dla wykonawców) bezpłatna.
• Dla przedsiębiorców: Mogą dobrowolnie korzystać z platformy do wysyłania e-faktur i innych dokumentów. To ułatwia i standaryzuje proces rozliczeń, ale nie jest obowiązkowe, chyba że w specyficznych, mniejszych zamówieniach publicznych zamawiający to narzuci.
• Standardy: E-faktury muszą spełniać europejskie normy, co zapewnia ich spójność i czytelność w całej Unii Europejskiej.
• Dane osobowe: Minister właściwy do spraw gospodarki jest administratorem danych przetwarzanych na platformie i odpowiada za ich bezpieczeństwo.

Od kiedy obowiązuje?

Podstawowa ustawa weszła w życie 18 kwietnia 2019 roku, z niektórymi przepisami wcześniej (od 1 stycznia 2019 r.). Przepisy te stosuje się do zamówień publicznych, koncesji i partnerstw publiczno-prywatnych, które rozpoczęły się po 1 sierpnia 2019 roku. Prezentowane obwieszczenie jest tylko ujednoliconym tekstem, co oznacza, że sama ustawa już funkcjonuje i jej zapisy są stosowane od wskazanych dat.