Zasady elektronicznego przesyłania dokumentów w sprawach cywilnych przez prawników

To rozporządzenie zmienia sposób, w jaki profesjonalni pełnomocnicy – czyli adwokaci, radcowie prawni, rzecznicy patentowi oraz Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej – będą wymieniać dokumenty w sprawach cywilnych. Zamiast tradycyjnego papierowego obiegu, który wymagał wysyłki pocztą, od 1 marca 2026 roku będą oni korzystać z elektronicznego portalu informacyjnego.

Co się zmienia w praktyce?

Ustawa cyfryzuje proces doręczania pism procesowych (np. pozwów, wniosków, odpowiedzi na pozwy) i wszelkich załączników między pełnomocnikami stron w postępowaniu cywilnym. Pisma te będą umieszczane w dedykowanym module portalu, a system automatycznie przekaże je drugiej stronie. Poza samą procedurą przekazywania, rozporządzenie szczegółowo określa:

• Wymagania techniczne dotyczące elektronicznych dokumentów, w tym dopuszczalne formaty plików (np. PDF, DOCX, TXT, RTF, XPS, CSV, XML), a także formaty dla skanowanych dokumentów (np. JPG, TIFF, PNG).
• Maksymalny rozmiar załączników, który nie może przekraczać 100 MB dla pojedynczego pliku.
• Wymogi dotyczące nazewnictwa i struktury plików oraz minimalne standardy jakości dla odwzorowań cyfrowych (skanów).

Po przekazaniu dokumentu przez portal, system automatycznie wyświetli datę przekazania oraz wygeneruje elektroniczne potwierdzenie, które będzie można pobrać. To potwierdzenie będzie dowodem, że pismo zostało skutecznie doręczone.

Kogo dotyczy i jakie są konsekwencje dla zwykłego obywatela?

Bezpośrednio ustawa dotyczy wyłącznie wymienionych wyżej zawodów prawniczych. To oni muszą dostosować się do nowych procedur i wymagań technicznych. Muszą oni zadbać o odpowiednie przygotowanie dokumentów w formie elektronicznej, a także o ich bezpieczne przesyłanie przez portal.

Pośrednio jednak zmiany te mają wpływ na każdego obywatela uczestniczącego w postępowaniu cywilnym. Dzięki cyfryzacji i automatyzacji procesu doręczania pism:

• Sprawy cywilne mogą być prowadzone szybciej, ponieważ eliminowane są opóźnienia związane z tradycyjną korespondencją pocztową.
• Komunikacja między prawnikami będzie bardziej efektywna i transparentna, co może przełożyć się na lepszą obsługę prawną.

Choć obywatel nie będzie bezpośrednio korzystał z portalu, to jego sprawa będzie prowadzona w bardziej nowoczesny i zoptymalizowany sposób. Rozporządzenie wchodzi w życie 1 marca 2026 roku, co oznacza, że od tego dnia nowe zasady staną się obowiązkowe dla pełnomocników procesowych w sprawach cywilnych.