Zasady wysyłania dokumentów do sądu przez internet w sprawach cywilnych

To rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości szczegółowo określa zasady i wymogi techniczne dotyczące elektronicznego składania dokumentów procesowych wraz z załącznikami do sądów w postępowaniu cywilnym, wykorzystując do tego tak zwany „portal informacyjny”. Ma ono na celu ujednolicenie i usprawnienie cyfrowej komunikacji z wymiarem sprawiedliwości.

Co zmienia rozporządzenie w praktyce

Rozporządzenie wprowadza szereg praktycznych zasad, które należy przestrzegać przy wysyłaniu pism do sądu online:

• Wymagania dotyczące formatów i rozmiarów plików: Dokumenty oraz załączniki muszą być przygotowane w ściśle określonych formatach (np. PDF, DOCX, JPG, MP4), a rozmiar pojedynczego załącznika nie może przekraczać 100 MB. Niewłaściwy format może skutkować odrzuceniem pisma.
• Podpis elektroniczny: Wszystkie składane pisma oraz wybrane załączniki muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Bez ważnego podpisu elektronicznego dokument nie zostanie przyjęty.
• Nazewnictwo i jakość skanów: Ustawa precyzuje, jak należy nazywać pliki (np. długość nazwy, dozwolone znaki) oraz jakie minimalne wymagania techniczne muszą spełniać zeskanowane dokumenty (np. rozdzielczość, głębia kolorów), aby były czytelne i prawidłowo przetwarzane przez system sądowy.
• Potwierdzenie wysłania: Po skutecznym złożeniu dokumentu system automatycznie generuje elektroniczne potwierdzenie wniesienia pisma oraz dokument weryfikujący poprawność podpisów elektronicznych.

Kogo dotyczy

Rozporządzenie dotyczy każdego, kto uczestniczy w postępowaniu cywilnym w Polsce i decyduje się na elektroniczne składanie dokumentów za pośrednictwem portalu informacyjnego. Mogą to być prawnicy, radcy prawni, prokuratorzy, ale także obywatele reprezentujący się samodzielnie lub przedsiębiorcy prowadzący spory sądowe. Warunkiem korzystania z portalu jest posiadanie na nim aktywnego konta.

Jakie prawa lub obowiązki wprowadza

Głównym obowiązkiem jest dostosowanie się do określonych wymogów technicznych i proceduralnych (np. formaty plików, sposób podpisywania, nazewnictwo). W zamian użytkownicy zyskują prawo do wygodnego i szybkiego złożenia dokumentów do sądu online, niezależnie od miejsca pobytu, oraz otrzymują urzędowe elektroniczne potwierdzenie skutecznego wniesienia pisma. System zapewnia również transparentność, informując o ewentualnych ograniczeniach w dostępie do portalu.

Od kiedy obowiązuje

Nowe zasady wchodzą w życie 1 marca 2026 roku.

Praktyczne konsekwencje dla zwykłych ludzi

Jeśli jesteś stroną w sprawie cywilnej i zamierzasz korzystać z portalu informacyjnego, musisz przygotować się na nowe wymogi. Upewnij się, że posiadasz ważny podpis elektroniczny, a Twoje dokumenty są przygotowane w odpowiednich formatach i spełniają wszystkie techniczne kryteria (rozmiar, nazewnictwo, jakość skanów). Warto zapoznać się z załącznikami do rozporządzenia, które szczegółowo opisują dopuszczalne formaty i standardy. Rozporządzenie przewiduje też, że w przypadku dłuższych awarii portalu, użytkownicy zostaną o tym powiadomieni na stronie, co ma pomóc uniknąć problemów z zachowaniem terminów sądowych.