Jak wysyłać dokumenty do sądu w sprawach karnych za pomocą internetowego Portalu Informacyjnego

Elektroniczne składanie dokumentów w sprawach karnych

To rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości wprowadza szczegółowe zasady dotyczące elektronicznego składania pism procesowych w postępowaniu karnym za pośrednictwem tzw. Portalu Informacyjnego. Celem jest ułatwienie i usprawnienie komunikacji z sądami, przenosząc ją z tradycyjnej formy papierowej do cyfrowej.

Kogo dotyczy i co zmienia?

Przepisy te dotyczą głównie adwokatów, radców prawnych, prokuratorów oraz innych stron i uczestników postępowań karnych, którzy składają dokumenty do sądów. Od 1 marca 2026 roku, zamiast zanosić lub wysyłać pisma pocztą, będą mogli robić to całkowicie elektronicznie. Oznacza to potencjalnie szybszą i wygodniejszą obsługę spraw sądowych.

Jak w praktyce składać pisma elektronicznie?

Aby złożyć pismo w formie cyfrowej, należy wykonać kilka kroków:

1. Zalogowanie i uwierzytelnienie: Trzeba zalogować się do Portalu Informacyjnego, np. za pomocą profilu zaufanego lub e-dowodu.
2. Określenie rodzaju pisma: Z listy należy wybrać, jaki dokument jest składany (np. wniosek, zażalenie, odwołanie).
3. Wypełnienie metryki: Trzeba uzupełnić lub zatwierdzić podstawowe informacje o piśmie i sprawie.
4. Załączenie dokumentów: Pismo i wszystkie załączniki umieszcza się w module Portalu o nazwie „Biuro Podawcze”.
5. Podpis elektroniczny: Dokumenty muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (dla prokuratorów również specjalnym zaawansowanym podpisem elektronicznym). To zapewnia autentyczność i integralność dokumentów.
6. Potwierdzenie: Po wysłaniu, system automatycznie wygeneruje elektroniczne potwierdzenie wniesienia pisma oraz raport z weryfikacji złożonych podpisów. Otrzymasz więc dowód na to, że pismo zostało skutecznie złożone.

Wymagania techniczne dla dokumentów

Rozporządzenie bardzo precyzyjnie określa, jakie standardy techniczne muszą spełniać składane dokumenty:

• Format i rozmiar: Pisma muszą być przygotowane w formacie A4. Pojedynczy załącznik nie może być większy niż 100 MB.
• Akceptowane formaty plików: Dozwolone są liczne formaty, m.in. tekstowe (np. PDF, DOCX, ODT), graficzne (JPG, PNG), audio (MP3) i wideo (MP4). Dokładna lista znajduje się w załącznikach do rozporządzenia.
• Nazewnictwo plików: Obowiązują ścisłe zasady dotyczące nazw plików, np. ich maksymalna długość (do 128 znaków), brak spacji lub kropek na końcu nazwy oraz zakaz używania niektórych znaków specjalnych i nazw zarezerwowanych przez system operacyjny.
• Skanowanie dokumentów: Jeśli skanujesz dokumenty papierowe, musisz przestrzegać minimalnych wymagań dotyczących rozdzielczości i jakości, aby zapewnić ich czytelność (np. 150 dpi dla tekstów czarno-białych, 200 dpi dla rękopisów).

Konsekwencje dla obywateli

Dla przeciętnego obywatela, który jest stroną w sprawie karnej, ta zmiana oznacza, że komunikacja z sądem może stać się szybsza i bardziej nowoczesna. Jeśli korzysta się z pomocy prawnika, to jego pełnomocnik będzie mógł sprawniej i bez konieczności fizycznego kontaktu z sądem składać dokumenty. Jeśli obywatel sam będzie chciał składać pisma elektronicznie, będzie musiał zaopatrzyć się w odpowiedni podpis elektroniczny (np. profil zaufany) i zapoznać się z obsługą Portalu Informacyjnego.

Od kiedy obowiązuje?

Nowe przepisy wchodzą w życie 1 marca 2026 roku.