Jak państwo kontroluje swoje urzędy i instytucje, aby działały zgodnie z prawem i efektywnie

Niniejsze obwieszczenie Marszałka Sejmu publikuje ujednoliconą wersję Ustawy o kontroli w administracji rządowej z 2011 roku. Oznacza to, że zebrano w jednym dokumencie wszystkie dotychczasowe zmiany wprowadzone do tej ustawy, w tym te najnowsze z 2025 roku, które w dużym stopniu dotyczą cyfryzacji i elektronicznego obiegu dokumentów.

Czego dotyczy ustawa?

Ustawa ta określa, w jaki sposób organy państwowe sprawdzają działalność innych organów administracji rządowej, urzędów, a także podległych im jednostek. Dotyczy to również kontroli jednostek samorządu terytorialnego (np. gmin, powiatów, województw) w zakresie zadań, które wykonują w imieniu państwa, oraz innych podmiotów, które realizują zadania publiczne finansowane z budżetu państwa.

Jaki jest cel kontroli?

Celem kontroli jest przede wszystkim ocena, czy działalność kontrolowanej jednostki jest prowadzona zgodnie z prawem, gospodarnie, celowo i rzetelnie. Jeżeli kontrolerzy wykryją nieprawidłowości, ich zadaniem jest ustalenie, skąd się wzięły, jakie mają skutki oraz kto za nie odpowiada. Następnie formułowane są zalecenia, które mają pomóc w usunięciu tych błędów i usprawnieniu działania jednostki.

Kogo bezpośrednio dotyczy?

Ustawa dotyczy głównie pracowników i kierowników jednostek administracji rządowej oraz podmiotów wykonujących zadania publiczne. Określa ich prawa i obowiązki w trakcie kontroli, np. konieczność udostępniania dokumentów, udzielania wyjaśnień. Przeciętny obywatel nie jest bezpośrednim adresatem tej ustawy, ale jej istnienie ma pośredni wpływ na jakość i zgodność z prawem działania instytucji, z którymi ma do czynienia na co dzień.

Kluczowe zmiany i ich wpływ na obywateli:

Ostatnie zmiany w ustawie, uwzględnione w tym jednolitym tekście, kładą duży nacisk na cyfryzację procesów kontrolnych. Oznacza to, że:

• Dokumenty i protokoły mogą być prowadzone w formie elektronicznej i opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub osobistym.
• Czynności kontrolne mogą być przeprowadzane zdalnie, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej lub informatycznych nośników danych.
• Wgląd do dokumentów i żądanie sporządzenia kopii dotyczy także danych przechowywanych w systemach informatycznych i elektronicznych bazach danych.

Te zmiany mają na celu przyspieszenie i usprawnienie kontroli, co w efekcie powinno przyczynić się do bardziej efektywnej i transparentnej pracy administracji publicznej, co ostatecznie korzystnie wpływa na jakość usług świadczonych obywatelom.

Przebieg kontroli w skrócie:

1. Planowanie: Kontrole są prowadzone na podstawie okresowych planów, choć możliwe są też kontrole nieplanowane w nagłych sytuacjach.
2. Upoważnienie: Kontroler musi posiadać pisemne upoważnienie i okazać dokument tożsamości. Może wejść do kontrolowanej jednostki, przeglądać dokumenty (także elektroniczne) i żądać wyjaśnień.
3. Obowiązki jednostki kontrolowanej: Kierownik i pracownicy muszą udostępniać dokumenty, materiały i informacje, a także udzielać wyjaśnień.
4. Ustalenia: Na podstawie zebranych dowodów kontroler formułuje projekt wystąpienia pokontrolnego, w którym opisuje stwierdzone fakty i oceny.
5. Zastrzeżenia: Kontrolowana jednostka ma prawo zgłosić zastrzeżenia do projektu. Są one rozpatrywane, a ostateczne wystąpienie pokontrolne zawiera zalecenia.
6. Realizacja: Kontrolowana jednostka musi poinformować, jak zrealizowała zalecenia.

Ustawa przewiduje również tryb uproszczony kontroli dla mniej skomplikowanych lub pilnych spraw, który jest bardziej elastyczny i nie wymaga np. sporządzania szczegółowego programu kontroli.

Od kiedy obowiązuje?

Ten jednolity tekst ustawy wszedł w życie z uwzględnieniem dat obowiązywania poszczególnych zmian wprowadzonych w latach 2020 i 2025. Sama ustawa z 2011 roku weszła w życie 1 stycznia 2012 roku, a jej ostatnie zmiany dotyczące cyfryzacji wchodziły w życie stopniowo, niektóre nawet 18 miesięcy od ogłoszenia (co oznaczało np. wrzesień 2025 lub marzec 2027 dla niektórych przepisów z nowelizacji z 2025 r.).